La empresa FAMII SAS, con NIT 901567600-1, en adelante FAMII con domicilio en la ciudad de Barranquilla, Atlántico, ubicado en Carrera 57 #99A-65 oficina 511, con teléfono dirección Web www.famii.co , como responsable del tratamiento y custodia de datos personales, informa que durante varios años de trayectoria la Empresa ha recopilado, conservado y utilizado información de personas con los siguientes:

 

1.    FINALIDADES GENERALES DE LA BASES DE DATOS PERSONALES

• Suministro y difusión de Publicidad de bienes y servicios de FAMII y/o de sus aliados.
• Planificación, Promoción y realización de actividades Comerciales.
• Realizar actividades de gestión financiera, de nómina, de caja y de cartera.
• Seguridad de clientes, colaboradores, visitantes, terceros y demás personas que ingresen a las instalaciones de los establecimientos de comercio, oficinas y bodegas de FAMII y/o de sus aliados.
• Evaluar la satisfacción del cliente interno y externo.
• Recolectar y analizar datos, realizar encuestas o investigaciones con fines de incrementar el conocimiento del mercado.
• Realizar procesos de evaluación y selección de personal para vinculación laboral y/o proveedores.
• Diseñar, implementar y evaluar políticas de bienestar laboral y de las familias de empleados y colaboradores.
• Gestionar y evaluar funciones y responsabilidades laborales en la organización.
• Gestionar procesos disciplinarios laborales.
• Gestionar autorizaciones, pagos de incapacidades y demás trámites ante el sistema de seguridad social.
• Realizar investigaciones con fines académicos y comerciales.
• Informar e identificar los intereses de los titulares en capacitaciones de producto, y/o para el mejor desempeño de sus funciones.
• Realizar estudios de crédito y reportes a centrales de riesgo financiero, autorización de créditos por libranza.
• Realizar reportes por solicitud de autoridades competentes.
• Realizar procesos de facturación y de contabilidad en general.
• Las demás que la empresa deba atender en desarrollo de su objeto social, así como las disposiciones legales.

Las demás finalidades que no se encuentren contempladas en estas políticas, cuyo origen no sea normativo, deberán ser expresamente autorizadas por los titulares de los datos.

 

La gestión de la información es parte esencial de nuestra labor para el cumplimiento de nuestra misión, así se expide la presente política de tratamiento de datos a fin de asegurar los derechos de los titulares y que todos los miembros de la organización tengan claridad respecto de sus obligaciones en el manejo de esta información.

 

Así el presente documento se publicará en nuestra página web www.famii.co  a disposición de la comunidad en general.

En consecuencia, el objetivo de esta política es definir los lineamientos necesarios para la protección de datos personales contenidos en las diferentes bases de datos de la empresa de modo que reciban el tratamiento conforme a los fines previstos.

 

La presente política es aplicable a toda base de datos personales que sea susceptible de tratamiento por parte de FAMII, así como a toda persona que por algún motivo tenga acceso a esta información.

Lo anterior, de conformidad con lo estipulado en la ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, deroguen, sustituyan y desarrollen.

 

1.    MARCO LEGAL

La presente política de tratamiento de datos personales debe entenderse en concordancia con las disipaciones legales contenidas en las siguientes leyes, decretos y resoluciones y las demás que las modifiquen o sustituyan.

 

Constitución Política, capítulo I de los derechos fundamentales, especialmente el artículo 15.

Ley 1581 de 2012, especialmente los artículos 1 al 30.

Decreto 1377 de 2013, especialmente los artículos 1 al 28.

Ley 594 de 2000

Decreto 886 de 2014, especialmente los artículos del 1 al 16.

FAMII Global Privacy Statement

Convenio 108

 

• Todo con atención a lo dispuesto en la Sentencia C-748 de 2011 con ponencia del Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.

 

III.       RESPONSABILIDADES

 

Toda persona que tenga acceso a consultar y realizar cualquier tipo de tratamiento en bases de datos que tenga FAMII , es responsable a título personal, por lo cual debe dar cumplimiento a las presentes políticas.

 

1.    DEFINICIONES

 

Para efectos de esta política se tendrán en cuenta las definiciones dispuestas por la Ley 1581 de 2012 y por el Decreto 1377 de 2013:

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento:

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

El Registro Nacional de Bases de Datos: es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.

 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Aliado: Persona Natural o jurídica que tiene con FAMII acuerdos de integración administrativa o comercial que implica la integración de bases de datos y que se entenderá regido por las políticas aquí establecidas. Para efectos de la presente política de protección de datos personales se entenderán como aliados las empresas socias de FAMII. 

 

Comercio electrónico: Realización de actos, negocios u operaciones mercantiles concertados a través del intercambio de mensajes de datos telemáticamente cursados entre proveedores y los consumidores para la comercialización de productos y servicios.

 

Portal de contacto: Plataforma electrónica en la que personas naturales o jurídicas puedan ofrecer productos para su comercialización y a su vez los consumidores puedan contactarlos por ese mismo mecanismo.

 

1.    PRINCIPIOS

Con el fin de garantizar la protección de datos personales, FAMII, se ciñe al cumplimiento de los siguientes principios para efectos del tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión), transferencia y transmisión de datos personales a los cuales tenga acceso.

 

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a las disposiciones vigentes y aplicables que desarrollen el tema.

 

Principio de finalidad: El tratamiento de datos que lleve a cabo FAMII obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será debidamente informada a los titulares de los datos personales.

 

Principio de libertad: El tratamiento de datos personales que lleve a cabo la FAMII, el personal a su cargo, o cualquier tercero que llegase a tener acceso a las bases de datos de FAMII, solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

Principio de transparencia: FAMII , en el tratamiento de datos personales garantizará al titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricción alguna, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de FAMII, del personal a su cargo y de cualquier tercero que tenga o llegase a tener acceso a las bases de datos de FAMII,  se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Principio de confidencialidad: Todas las personas de FAMII, o externos que por algún motivo que intervengan en el tratamiento de datos personales de las bases de datos de FAMII,  que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

Principio de Neutralidad tecnológica: FAMII usa o podrá usar múltiples y diversas herramientas tecnológicas, propias, en modalidad SaaS, en servidores locales, proveídos, en la nube, para el tratamiento de datos personales siempre que asegure el respeto por los derechos de los titulares.

 

1.    FINALIDADES ESPECIALES

Además de las finalidades generales, existen finalidades particulares, atendiendo a la relación que tienen las personas con FAMII, como a continuación se describen:

1.    Finalidades especiales para el tratamiento de los datos de clientes:

2.    No aplican finalidades especiales.

1.    Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de colaboradores, excolaboradores, pensionados, practicantes y estudiantes

2.    Para validar y suministrar referencias laborales

3.    Emisión de certificaciones

4.    Control de acceso y seguimiento a los horarios laborales mediante registro de datos biométrico.

5.    Reportar evaluaciones, registros de desempeño, informes disciplinarios y demás que en desarrollo de los convenios de prácticas corresponde remitir a las instituciones de educación a las cuales pertenecen los estudiantes en práctica.

iii. Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de aspirantes

 

1.    Para suministrar ofertas laborales.

2.    Para evaluación de perfiles.

3.    Para procesos de selección de personal.

4.    Verificación de referencias laborales y personales.

1.    Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de proveedores y contratistas.

2.    Para suministrar ofertas y requerimientos de bienes y/o servicios.

3.    Para evaluación de perfiles.

4.    Para procesos de gestión de compras.

5.    Verificación de referencias comerciales, bancarias, laborales y personales.

1.    Finalidades especiales de los datos personales de visitantes y otros usuarios de la comunidad

1.    Para realizar labores de vigilancia y asegurar la seguridad de personas y bienes dentro del hotel y en las inmediaciones de este.

2.    Atender los requerimientos de las autoridades competentes.

 

VII.       TRATAMIENTO  AL     CUAL         PODRÁN   SER SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

 

• Consulta
• Trámites administrativos
• Envío de información
• Investigación
• Solicitud de diligenciamiento de encuestas
• Realización de llamadas

Nota: frente al tratamiento de los datos sensibles, la ley permite que estos sean tratados únicamente cuando:

• El titular de los datos personales haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular de los datos personales y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Igualmente, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará bajo los parámetros enunciados anteriormente en esta política.

 

 

VIII.     CARTA       DE    DERECHOS        DE     LOS TITULARES         DE     DATOS PERSONALES TRATADOS EN FAMII

 

El Titular de los datos personales tratados en FAMII, tendrá los siguientes derechos:

1.    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

2.    Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

 

iii. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

1.    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

2.    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

 

3.    Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

vii. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales.

 

Para las consultas que el titular desee realizar sobre sus datos personales objeto de tratamiento, el responsable podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

 

1.    CONSULTAS

Los titulares de los datos personales podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos de FAMII, la cual suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

 

La consulta podrá ser formulada a través de los diferentes medios físicos o electrónicos habilitados para ello, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

 

La consulta será atendida de conformidad con el término de diez (10) días establecido en la ley, contados a partir de la fecha de recibo de la misma en FAMII, cuando se trate de un medio físico o en el correo electrónico info@famii.co cuando sea través de un medio electrónico. cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

1.    RECLAMOS

El titular de los datos personales que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante FAMII el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1.    El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a FAMII, ya sea por medio físico o electrónico info@famii.co con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

2.    En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

iii. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

1.    El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Nota: en el asunto de la solicitud se deberá indicar que se trata de datos personales y especificar si se trata de datos de cliente, colaborador, pensionado, estudiante, aspirante, contratista o proveedor, o usuario en general.

 

 

 

III.       LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR.

 

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

1.    Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

2.    Por el representante, autorizado y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación, autorización o apoderamiento.

Nota: Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

1.    DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento de datos personales a cargo de FAMII  se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1.    Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2.    Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización FAMII previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

1.    RESPONSABLES Y CANALES

 

FAMII con el fin de garantizar el derecho de acceso a los titulares de los datos personales, para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos, cuenta con mecanismos físicos y electrónicos para la recepción de solicitudes, a través del correo electrónico XXXXX_protecciondedatospersonales@FAMII.com o físicamente en las instalaciones de FAMII en Santa Marta Carrera 2 No. 114-78

 

1.    AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

FAMII para el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular de los mismos, excepto en los siguientes casos autorizados por la ley 1581 de 2012:

1.    Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2.    Datos de naturaleza pública.

3.    Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

4.    Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

1.    Datos sensibles.

De la autorización requerida para el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea permitido, FAMII deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1.    Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

2.    Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

3.    Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

 

iii.         Medios para obtener y otorgar la autorización

 

FAMII con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 obtendrá de manera previa al tratamiento de los datos personales, la autorización de los titulares o de quienes se encuentren legitimados para ello a través de diferentes mecanismos como: Formato de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales, correo electrónico, página web, mensaje de datos, Intranet o cualquier otro mecanismo que permita concluir inequívocamente que la autorización fue otorgada.

En ningún caso, el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

1.    Prueba de la autorización

FAMII desplegará los medios físicos y electrónicos necesarios para la conservación de la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos, sin importar cuál haya sido el medio a través del cual dicha autorización haya sido obtenida.

 

1.    Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

Los titulares de los datos personales podrán en todo momento solicitar a FAMII la supresión de sus datos personales y/o revocar total o parcialmente la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de los datos personales tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, ni cuando la supresión implique la vulneración de un derecho de terceros, ni cuando la información implique la existencia de prueba de delitos, contravenciones y/o daños civiles.

FAMII pondrá a disposición del titular de los datos personales mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.

 

1.    MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

FAMII a través de su Política de Seguridad de la Información y capacitación de personal buscará garantizar el cumplimiento del principio de seguridad de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y complementarias, así como la implementación de la obligación contractual en las relaciones que se adquieran con proveedores y contratistas, que de una u otra forma presten bienes y servicios a FAMII.

 

1.    Personas a las cuales se les puede suministrar la información

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá ser suministrada por FAMII a las siguientes personas:

• A los titulares o sus representantes legales.
•  
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
•  
• A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

 

1.    Transferencias y transmisiones   internacionales de     datos personales

Para la transmisión y transferencia de datos personales, se aplicarán las siguientes reglas:

• Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012; es decir, la prohibición de transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos y los casos excepcionales en los que dicha prohibición no aplica.
•  
• Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
•  
• Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
•  
• De manera excepcional, FAMII podrá hacer transferencia de datos personales en los siguientes casos:
•  
• Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
•  
• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

 

• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
•  
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y FAMII , o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
•  
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 

XII.       DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

1.    Deberes de los responsables del tratamiento de datos personales.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente (Artículo 17, Ley 1581 de 2012):

• El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
•  
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
•  
• Los derechos que le asisten como Titular.
•  
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en este numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
•  
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
•  
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
•  
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
•  
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
•  
• Actualizar la      información,        comunicando       de     forma         oportuna    al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
•  
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
•  
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
•  
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
•  
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
•  
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
•  
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
•  
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
•  
• Deber de acreditar puesta a disposición del aviso de privacidad y las políticas de Tratamiento de la información, cuando sea usado este medio.
•  
• Debe conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.
•  
• Debe conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

 

1.    Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento (Artículo 18, Ley 1581 de 2012):

 

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
•  
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
•  
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
•  
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
•  
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
•  
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
•  
• Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
•  
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
•  
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
•  
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
•  
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
•  
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

 

 

iii. Deberes tanto de los responsables como de los encargados del tratamiento de datos personales.

 

• Deben establecer mecanismos sencillos y ágiles que se encuentren permanentemente disponibles a los Titulares con el fin de que estos puedan acceder a los datos personales que estén bajo el control de aquellos y ejercer sus derechos sobre los mismos.
•  
• Deberán adoptarse las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.
•  
• Deberán designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

XIII.      TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

La permanencia de los datos personales recolectados por FAMII estará determinada por la finalidad del tratamiento para los que estos hayan sido recogidos. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, FAMII procederá a la supresión de los datos personales recolectados. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del 10 de noviembre de 2023 y deja sin efecto alguno cualquier documento anterior que buscara regular el tema en el interior de FAMII