Condiciones Generales de Uso

I. Objeto

La empresa FAMII SAS, con NIT 901567600-1, en adelante FAMII con domicilio en la ciudad de Barranquilla, Atlántico, ubicado en Carrera 57 #99A-65 oficina 511, con dirección Web www.famii.co, como responsable del tratamiento y custodia de datos personales, informa que durante varios años de trayectoria la Empresa ha recopilado, conservado y utilizado información de personas con los siguientes:

1. Finalidades Generales de las Bases de Datos Personales

• Suministro y difusión de Publicidad de bienes y servicios de FAMII y/o de sus aliados.
• Planificación, Promoción y realización de actividades Comerciales.
• Realizar actividades de gestión financiera, de nómina, de caja y de cartera.
• Seguridad de clientes, colaboradores, visitantes, terceros y demás personas que ingresen a las instalaciones de los establecimientos de comercio, oficinas y bodegas de FAMII y/o de sus aliados.
• Evaluar la satisfacción del cliente interno y externo.
• Recolectar y analizar datos, realizar encuestas o investigaciones con fines de incrementar el conocimiento del mercado.
• Realizar procesos de evaluación y selección de personal para vinculación laboral y/o proveedores.
• Diseñar, implementar y evaluar políticas de bienestar laboral y de las familias de empleados y colaboradores.
• Gestionar y evaluar funciones y responsabilidades laborales en la organización.
• Gestionar procesos disciplinarios laborales.
• Gestionar autorizaciones, pagos de incapacidades y demás trámites ante el sistema de seguridad social.
• Realizar investigaciones con fines académicos y comerciales.
• Informar e identificar los intereses de los titulares en capacitaciones de producto, y/o para el mejor desempeño de sus funciones.
• Realizar estudios de crédito y reportes a centrales de riesgo financiero, autorización de créditos por libranza.
• Realizar reportes por solicitud de autoridades competentes.
• Realizar procesos de facturación y de contabilidad en general.
• Las demás que la empresa deba atender en desarrollo de su objeto social, así como las disposiciones legales.

Las demás finalidades que no se encuentren contempladas en estas políticas, cuyo origen no sea normativo, deberán ser expresamente autorizadas por los titulares de los datos.

La gestión de la información es parte esencial de nuestra labor para el cumplimiento de nuestra misión, así se expide la presente política de tratamiento de datos a fin de asegurar los derechos de los titulares y que todos los miembros de la organización tengan claridad respecto de sus obligaciones en el manejo de esta información.

Así el presente documento se publicará en nuestra página web www.famii.co a disposición de la comunidad en general.

En consecuencia, el objetivo de esta política es definir los lineamientos necesarios para la protección de datos personales contenidos en las diferentes bases de datos de la empresa de modo que reciban el tratamiento conforme a los fines previstos.

La presente política es aplicable a toda base de datos personales que sea susceptible de tratamiento por parte de FAMII, así como a toda persona que por algún motivo tenga acceso a esta información.

Lo anterior, de conformidad con lo estipulado en la ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, deroguen, sustituyan y desarrollen.

2. Marco Legal

La presente política de tratamiento de datos personales debe entenderse en concordancia con las disposiciones legales contenidas en las siguientes leyes, decretos y resoluciones y las demás que las modifiquen o sustituyan:

• Constitución Política, capítulo I de los derechos fundamentales, especialmente el artículo 15.
• Ley 1581 de 2012, especialmente los artículos 1 al 30.
• Decreto 1377 de 2013, especialmente los artículos 1 al 28.
• Ley 594 de 2000.
• Decreto 886 de 2014, especialmente los artículos del 1 al 16.
• FAMII Global Privacy Statement.
• Convenio 108.
• Todo con atención a lo dispuesto en la Sentencia C-748 de 2011 con ponencia del Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.

III. Responsabilidades

Toda persona que tenga acceso a consultar y realizar cualquier tipo de tratamiento en bases de datos que tenga FAMII, es responsable a título personal, por lo cual debe dar cumplimiento a las presentes políticas.

IV. Definiciones

Para efectos de esta política se tendrán en cuenta las definiciones dispuestas por la Ley 1581 de 2012 y por el Decreto 1377 de 2013:

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad:

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público:

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Datos sensibles:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Registro Nacional de Bases de Datos:

Directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.

Encargado del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia:

Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión:

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aliado:

Persona Natural o jurídica que tiene con FAMII acuerdos de integración administrativa o comercial que implica la integración de bases de datos y que se entenderá regido por las políticas aquí establecidas.

Comercio electrónico:

Realización de actos, negocios u operaciones mercantiles concertados a través del intercambio de mensajes de datos telemáticamente cursados entre proveedores y los consumidores para la comercialización de productos y servicios.

Portal de contacto:

Plataforma electrónica en la que personas naturales o jurídicas puedan ofrecer productos para su comercialización y a su vez los consumidores puedan contactarlos por ese mismo mecanismo.

V. Principios

Con el fin de garantizar la protección de datos personales, FAMII se ciñe al cumplimiento de los siguientes principios:

VI. Finalidades Especiales

Además de las finalidades generales, existen finalidades particulares, atendiendo a la relación que tienen las personas con FAMII:

i. Clientes

No aplican finalidades especiales.

ii. Colaboradores, excolaboradores, pensionados, practicantes y estudiantes

1. Para validar y suministrar referencias laborales.
2. Emisión de certificaciones.
3. Control de acceso y seguimiento a los horarios laborales mediante registro de datos biométrico.
4. Reportar evaluaciones, registros de desempeño e informes disciplinarios a las instituciones de educación correspondientes.

iii. Aspirantes

1. Para suministrar ofertas laborales.
2. Para evaluación de perfiles.
3. Para procesos de selección de personal.
4. Verificación de referencias laborales y personales.

iv. Proveedores y contratistas

1. Para suministrar ofertas y requerimientos de bienes y/o servicios.
2. Para evaluación de perfiles.
3. Para procesos de gestión de compras.
4. Verificación de referencias comerciales, bancarias, laborales y personales.

v. Visitantes y otros usuarios de la comunidad

1. Para realizar labores de vigilancia y asegurar la seguridad de personas y bienes.
2. Atender los requerimientos de las autoridades competentes.

VII. Tratamiento al cual podran ser sometidos los datos personales

• Consulta
• Trámites administrativos
• Envío de información
• Investigación
• Solicitud de diligenciamiento de encuestas
• Realización de llamadas

Nota: frente al tratamiento de los datos sensibles, la ley permite que estos sean tratados únicamente cuando:

• El titular haya dado su autorizaci�n explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
• El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Igualmente, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará bajo los parámetros enunciados anteriormente en esta política.

VIII. Carta de Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales tratados en FAMII tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorizaci�n otorgada al Responsable del Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IX. Consultas

Los titulares de los datos personales podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos de FAMII, la cual suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta podrá ser formulada a través de los diferentes medios físicos o electrónicos habilitados para ello, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en el término de diez (10) días establecido en la ley. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para consultas electrónicas: info@famii.co

X. Reclamos

El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar un reclamo ante FAMII bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a FAMII por medio físico o al correo electrónico info@famii.co, con la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas.
2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles. Cuando no fuere posible, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XI. Legitimación para el Ejercicio de los Derechos del Titular

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
2. Por el representante, autorizado y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación, autorización o apoderamiento.

Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

En el tratamiento de datos personales a cargo de FAMII se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.

Responsables y Canales

FAMII cuenta con mecanismos físicos y electrónicos para la recepción de solicitudes, a través del correo electrónico protecciondedatospersonales@famii.co o físicamente en las instalaciones de FAMII en Barranquilla, Carrera 57 #99A-65 oficina 511.

XII. Autorización del Titular

FAMII requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, excepto en los siguientes casos autorizados por la ley 1581 de 2012:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
4. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Datos Sensibles

Para el tratamiento de datos personales sensibles, cuando sea permitido, FAMII deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
2. Informar al titular de forma explícita y previa cuáles de los datos son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
3. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

Medios para obtener y otorgar la autorización

FAMII obtendrá de manera previa al tratamiento la autorización de los titulares a través de diferentes mecanismos como: Formato de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales, correo electrónico, página web, mensaje de datos, Intranet o cualquier otro mecanismo que permita concluir inequívocamente que la autorización fue otorgada. En ningún caso, el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

Los titulares podrán en todo momento solicitar a FAMII la supresión de sus datos personales y/o revocar total o parcialmente la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo.

La solicitud de supresión y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, ni cuando la supresión implique la vulneración de un derecho de terceros.

XIII. Medidas de Seguridad

FAMII a través de su Política de Seguridad de la Información y capacitación de personal buscará garantizar el cumplimiento del principio de seguridad de la Ley 1581 de 2012.

Personas a las cuales se les puede suministrar la información

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá ser suministrada por FAMII a:

• Los titulares o sus representantes legales.
• Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Transferencias y Transmisiones Internacionales de Datos Personales

Para la transmisión y transferencia de datos personales, se aplicarán las siguientes reglas:

• Las transferencias internacionales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
• Las transmisiones internacionales entre un responsable y un encargado no requerirán ser informadas al titular cuando exista un contrato en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
• Se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos.
• De manera excepcional, FAMII podrá hacer transferencia de datos personales cuando:
  • El titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Se intercambien datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular.
  • Se realicen transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación aplicable.
  • Se realicen en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte.
  • Sean necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y FAMII.
  • Sean legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público o para la defensa de un derecho en proceso judicial.

XIV. Deberes de los Responsables y de los Encargados del Tratamiento

1. Deberes de los Responsables del Tratamiento

El Responsable deberá informar al Titular al momento de solicitar la autorización (Artículo 17, Ley 1581 de 2012):

• El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

Además deberá:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias.
• Garantizar que la información suministrada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información comunicando oportunamente al Encargado todas las novedades respecto de los datos.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
• Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Conservar el modelo del Aviso de Privacidad mientras se traten datos personales conforme al mismo.
• Conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares.

2. Deberes de los Encargados del Tratamiento

El Encargado deberá (Artículo 18, Ley 1581 de 2012):

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los Responsables dentro de los cinco (5) días hábiles a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.
• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma regulada en la ley.
• Insertar la leyenda "información en discusión judicial" cuando sea notificado por la autoridad competente.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones a los códigos de seguridad.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Deberes comunes de Responsables y Encargados

• Establecer mecanismos sencillos y ágiles permanentemente disponibles a los Titulares para el ejercicio de sus derechos.
• Adoptar medidas razonables para asegurar que los datos personales sean precisos, suficientes y actualizados.
• Designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales y dé trámite a las solicitudes de los Titulares.

XV. Temporalidad del Tratamiento de Datos Personales

La permanencia de los datos personales recolectados por FAMII estará determinada por la finalidad del tratamiento para los que fueron recogidos. Una vez cumplida la finalidad, FAMII procederá a la supresión de los datos personales recolectados. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del 10 de noviembre de 2023 y deja sin efecto alguno cualquier documento anterior que buscara regular el tema en el interior de FAMII.